“A face ce ai spus că vei face ar trebui să fie ceva de rutină sau măcar obișnuit.”
“Cum se fac lucrurile mari” este o lectură esențială recomandată celor care vor să afle cum ar putea să-și ducă un proiect până la capăt sau care își doresc să înțeleagă mai clar anatomia unei execuții de succes. Fie că vorbim de renovarea unui apartament, de un proiect politic, arhitectural sau de business, statisticile ne arată că în proporție de doar 8.5% dintre proiecte își ating ținta în privința costurilor, cât și cea a termenilor de livrare și un minuscul procent de 0.05% satisface la momentul de finalizare toate criteriile prevăzute în stadiul de planificare: cost, timp de execuție sau beneficii.
Bent Flyvbjerg, economist, profesor la Oxford, cel mai reputat expert în materie de megaproiecte conform KPMG și Dan Gardner, jurnalist și autor de cărți besteller, aleg să ne facă o savuroasă incursiune în forțele motrice universale care fac diferența dintre proiectele de succes și eșec din orice domeniu ar fi ele.
Cartea se bazează pe cercetări sistematice, care au vizat peste 16000 de proiecte. Are aproape 100 de pagini doar cu note, anexe și trimiteri bibliografice (dintr-un total de 381 pagini) și cu toate acestea incorporează un vocabular pe înțelesul tuturor, cu idei atent exemplificate atât la nivel teoretic cât și practic.
Volumul pornește în demersul său analitic folosind scheletul unor:
- povești de succes: construirea a Empire State Building, muzeul Guggenheim din Bilbao, aeroportul Heathrow;
- proiecte care au avut bugetul depășit, termen de execuție prelungit sau beneficii în deficit: California High-Speed Rail, o banală renovare a unei bucătării, construirea Pentagonului ;
- proiecte de viitor: ținta “net 0 în anul 2050”, industria globală a energiilor regenerabile, eliminarea energiei pe carburant fosil, incredibilul potențial al energiei eoliene și marile companii care duc titlul de pionierat în aceste megaproiecte globale, care vor schimba lumea așa cum o cunoaștem azi.
Psihologia și puterea economico-politică impulsionează proiecte la orice scară fie că vorbim de mortar și cărămizi, biți sau octeți, acești doi piloni ar trebui să stea ca primă bază în evaluarea proiectelor.
Planificare sau spontaneitate?
În ceea ce privește psihologia, autorii sunt de părere că povestea nu va bate niciodată cifrele deși din păcate cea dintâi este mai ușor de ajuns la majoritatea oamenilor. Un eșec lamentabil este uitat curând, oamenii nu sunt interesați de eșecuri penibile, în timp ce proiectele care au dificultăți, dar perseverează și devin succese de răsunet sunt ținute minte și devin glorificate. Un exemplu ușor de înțeles în această direcție ar fi concluzia că dacă Steve Jobs, Bill Gates și Mark Zuckerberg au renunțat la studii universitare, cheia succesului în tehnologia informației este să abandonezi școala. Care este realul periplu al eroului? Ar trebui să se întrebe poate cititorul înainte de a cumpăra cartea. Pornind pe exemplul deja lansat: câți dintre cei care renunță la școală au succes vs câți dintre cei care construiesc temeinic pas cu pas o carieră ating piscurile de succes?
Folosind premisa intrinsecă a cititorilor care deja înțeleg că fără un plan bine pus la punct șansele de reușită sunt infime, autorii subliniază pilonii de rezistență ai unei strategii care ar putea să reziste chiar și în fața unor fenomene numite “lebede negre” (clima, război, pandemii) și propun modele de gândire pe care aș îndrăzni să le compar într-o oarecare măsură și cu niște micro- cursuri de risk management.
Proiectele nu sunt scopuri în sine. Proiectele înseamnă modul în care se realizează un obiectiv.
“Grăbește-te încet” sau “Gândește încet și acționează rapid” este o metodă menționată și de Daniel Kahnemann în volumul “Thinking, Fast and Slow” și readusă în discuție și în acest volum. Este un mod de a gândi că un proiect se împarte în două faze: mai întâi planificarea și apoi livrarea. Un proiect începe cu o viziune care în cel mai bun caz are o imagine vagă a lucrului care se dorește a fi realizat. Planificarea este împingerea viziunii până în punctul în care este suficient de documentată, analizată, testată și detaliată încât să avem încredere că dispunem de o foaie de parcurs a drumului ce urmează să fie făcut. Doar de la această premisă ne putem da seama că “proiectele nu merg prost, ci încep prost”. Mai exact scopurile și obiectivele nu sunt analizate cu atenție. Alte opțiuni nu sunt exploatate, dificultățile și riscurile nu sunt investigate, soluțiile nu se găsesc, iar dificultățile ignorate în faza de proiect se vor întoarce ca un bumerang sub faza de livrare.
Cei doi autori asemeni lui Klein Gary (psiholog, cercetător renumit pentru pionierat în domeniul luării deciziilor naturaliste) atrag atenţia că oamenii în general aleg prima opțiune care le trece prin minte, o trec printr-o simulare mintală rapidă şi dacă pare eficientă dau curs acelei posibilităţi. Dacă văd că nu promite rezultate, abia în faza de livrare, caută altă soluție și repetă procesul. Planificarea, ni se sugerează, ar trebuie să fie lentă, iar timpul în care să distingem judecățile intuitive bazate pe: frică, iubire, furie sau tristețe, ar trebui să fie ceva mai extins. (Orice șef rațional care este asaltat de un acces de furie stârnită de un angajat știe că trebuie să aștepte o zi să se calmeze dacă este sau nu cazul să-l concedieze.) Deși pare incredibil oamenii atunci când iau o decizie, aflăm din volum, nu identifică prea clar întreg setul de opțiuni. Ei nu cântăresc toate variabilele și aleg doar o primă variantă care în aparenţă pare mai simplă şi comodă, urmând ca abia în faza de livrare să se gândească şi la potenţialul celorlalte opţiuni.
Așadar ce spun datele și care ar putea fi metodele (ne)/potrivite?
- În lumea proiectelor civile primul buget nu este decât un acont, nicidecum prețul final. Urmând ca mai apoi proiectele să fie prinse în ceea ce cercetătorii numesc “captivitae” sau “escaladarea angajamentului”. Un exemplu ilustrativ ar fi să ne gândim la un meci profesionist unde avem bilet. În ziua meciului se anunță un viscol . Oamenii în general cu cât plătesc mai mult pe un bilet (pe cât investiția e mai mare), pe atât șansele să se aventureze prin viscol crește investind și mai mulți bani și asumând şi mai multe riscuri . Deși abordarea rațională ar fi să uite de ceea ce au investit și să stea acasă, eroarea costurilor îngropate pare să fie un bias decizional care se aplică atât indivizilor, grupurilor, cât și marilor organizații.
- Fiecare proiect ar trebui să înceapă cu o întrebare, nu cu un răspuns. A pune totul la îndoială nu înseamnă a critica sau a fi agresiv, ci este dorința receptivă de a învăța și de a explora. E opusul înclinației naturale a crede că Ce Vezi E Tot Ce Există (WYSIATI), dimpotrivă trebuie pornit de la presupoziția că mai sunt lucruri pe care încă nu le cunoaștem.
(O bună practică de lucru este și cea folosită de Amazon. În interiorul companiei se interzic prezentările powerpoint și toate instrumentele de uz curent în lumea corporatistă. În cadrul ședințelor de Amazon documentele de PR se împart în jurul mesei și toți participanții le citesc în liniște. Pe urmă se comunică primele gânduri, șefii cei mai mari vorbind la urmă pentru a nu influența decizia. Discuția se poartă în jurul detaliilor, urmând ca prezentatorul la următorul meeting să vină cu sugestii și soluții asupra tuturor riscurilor prezentate. )
Tehnologia este experiență înghețată
- Această abordare propune ca și pentru acele proiecte care par a fi unice, pentru care nu avem un model la care să apelăm atunci când facem un plan, să ne bazam pe componente tehnologice deja existente și testate și pe o abordare modulară a construcției. În fond așa cum spunea și James Clear în Atomic Habits, toate lucrurile mari provin din lucruri mici, pe care le multiplicăm prin experiență cumulată la o scară mult mai mare.
- Poveștile se susțin cu cifre.
- Orice echipă trebuie să dispună de un maestru constructor cu vastă experiență în domeniu.
- Echipa trebuie construită corect de către maestrul conducător, a.î. ideile bune să ajungă grozave odată lăsate pe mâna lor.
- Întrebarea “de ce?”, pe care o găsim în metodele de Lean Six Sigma nu lipsește nici de aici.
- Construcțiile proiectelor mari se fac asemeni construcțiilor din piesele de Lego. Odată învățată modularitatea, ea poate fi realizată la orice scară prin repetiție și îmbinare.
- Prieteniile și relațiile cordiale sunt o componentă importantă în orice proiect de succes.
„Cum se fac lucrurile mari” este un volum care se adresează tuturor celor care-şi doresc să-şi gestioneze timpul şi toate celelalte resurse de care dispun în proiecte care îşi vor atinge obictivul propus. În era vitezei prea des se întâmplă ca lucrurile să se desfășoare superficial. De multe ori se intră în execuție sau în proiecte masive, fără un plan bine șlefuit, ca mai apoi zi după zi să se descopere limitări. Dacă executanții ar putea fi comparați, în stadiul de proiect, cu niște atleți care au de alergat pe o pistă dreaptă până la linia de finiș, de cele mai multe ori se realizează atunci când vine vorba de practică cum ușor ușor acea pistă nu are o traictorie neapărat dreaptă, cursa devenind mai degrabă una cu obstacole. Toate acestea pentru că nu a existat un timp al analizei și al gândirii încă de la început.
De asemenea dacă printre cititori se găsesc curioși care se întreabă ce acțiuni la bursă ar trebui să-și cumpere și unde ar fi mai eficient să-și redirecționeze economiile, în detrimentul aplicațiilor de copiere a tranzacțiilor, este bine de menționat că volumul de față oferă și charturi, care ilustrează cele mai vulnerabile industrii atunci când vine vorba de atingerea obiectivelor propuse.